Leveraging procurement in facilities services can be transformative, whether you are new to the field or looking for efficiencies and improvements. According to Rashed Nikukar, head of sales Netherlands at Mercell, it starts with avoiding the pitfalls, understanding the available tools and strategies, and taking your first steps towards success.
Facilitaire dienstverlening is van onschatbare waarde in diverse sectoren, waaronder de zakelijke dienstverlening, gezondheidszorg en de overheid. In 2022 alleen al werden miljoenen euro’s uitgegeven aan facilitaire aanbestedingen, variërend van 38 miljoen euro in de cateringsector, 158 miljoen euro in reparatie- en onderhoudsdiensten en 75 miljoen euro in schoonmaak- en milieudiensten.
De uitdagingen beheersen
Wanneer leveranciers zich in de wereld van aanbestedingen begeven, staan ze voor specifieke hindernissen en uitdagingen. Deze uitdagingen omvatten onder meer:
- Gebrek aan communicatie & dialoog: Het niet benutten van kansen voor contact met de aanbestedende dienst is een veelvoorkomende misstap. Geschikte contactmomenten zijn onder andere voor en tijdens informatiesessies en marktconsultaties, en na een aanbesteding. Hier kan een leverancier eisen verduidelijken, vragen over procedures stellen en onduidelijkheden aanpakken, terwijl die zijn zichtbaarheid in de aanbestedingsmarkt vergroot.
- Flexibiliteit als troef: Leveranciers laten aanbestedingen vaak liggen vanwege veronderstelde starre eisen, terwijl in werkelijkheid vaak ruimte bestaat voor aanpassingen en flexibiliteit tijdens het aanbestedingsproces. Om dit punt te overwinnen, is het essentieel om proactief met creatieve suggesties te komen en te onderzoeken hoe aanpassingen kunnen worden gemaakt om een succesvolle inschrijving te realiseren.
- Overweldig van overbodige details:Het verstrekken van te veel informatie bij een inschrijving kan contraproductief zijn. Het is essentieel om alleen relevante informatie te delen om verwarring de aanbestedende dienst te voorkomen. Een gerichte aanpak en juist templates kunnen aanzienlijk bijdragen aan efficiëntie.
Nauwkeurige afstemming
Om de uitdagingen van aanbestedingen [–>te overwinnen en echte groei en succes te bereiken, kunnen facilitaire leveranciers hun strategieën aanscherpen. Hier zijn enkele praktische stappen:
- Aanbiedingsopmaak optimaliseren:Zorgen dat de offerte dezelfde opmaak volgt als het aanbestedingsdocument. Dit vereenvoudigt het werk voor inkopers en versnelt de beoordeling. Als de inkoper gebruikmaakt van inkoopsoftware zoals Mercell, wordt het formatteren automatisch afgehandeld. De inkoper kan het aanbestedingsdocument integreren in een gestandaardiseerde vragenlijst, waardoor je als leverancier enkel de vragen hoeft te beantwoorden. Dit vergemakkelijkt de vergelijking van alle inschrijvingen in een uniform formaat.
- Expertise tonen en aan eisen voldoen: Het is van essentieel belang om te voldoen aan de gestelde criteria en vragen. Inkopers hechten aan de manier waarop de leverancier reageert op deze eisen. Het is zaak dat die elke eis helder en beknopt beantwoordt, en ervoor zorgt dat de eigen kennis en ervaring wordt benadrukt. Kan een leverancier (nog) niet aan alle criteria voldoen, dan is het de moeite waard om zorgvuldig te overwegen hoe dat in de toekomst wel te realiseren is en dit goed te onderbouwen. Aanbestedende diensten hanteren vaak gunningscriteria als richtlijn voor hun besluitvorming, wat aangeeft waar ze speciale nadruk op leggen.
- Op-maat-gemaakte offertes: Nauwkeurige afstemming van de offerte op de details van de aanbesteding, inclusief terminologie en jargon. Zo laat een leverancier zien dat hij over de benodigde competenties beschikt en goed geïnformeerd is over de specifieke aanbesteding.
Innovatieve oplossingen
Leveranciers staan voor de uitdaging om aanbestedingen op een efficiënte en effectieve manier aan te pakken. Moderne technologieën zoals Mercell’s Tender Totaal bieden [–>oplossingen die speciaal voor hen zijn ontwikkeld, dankzij een diepgaande kennis die deze aanbieder als marktleider in inkoopsoftware heeft opgebouwd. Het betreft een uitgebreide aanbestedingsoplossing voor leveranciers die deuren opent naar talloze voordelen:
- Marktinzicht: Met geavanceerde zoekmogelijkheden en analytics krijgt de leverancier toegang tot een schat aan informatie om zijn concurrentiepositie te verbeteren. Leveranciers kunnen zo niet alleen nieuwe zakelijke kansen ontdekken, maar ook anticiperen op trends in de markt, wat van onschatbare waarde is bij deelname aan aanbestedingen.
- Kenniscentrum: De leverancier heeft een waardevolle bron van kennis binnen handbereik en ook praktische tools om complexe aanbestedingsprocessen beter te begrijpen en te beheersen. Bovendien biedt het advies ter ondersteuning van juridische vraagstukken en geschillen tijdens het aanbestedingsproces.
Met innovatieve aanbestedingsoplossingen zoals deze wordt het gemakkelijker om de uitdagingen van aanbestedingen aan te gaan. Een leverancier vergroot zijn concurrentievoordeel, bespaart tijd en moeite en optimaliseert zijn kansen op succes.
Ware troeven
In de wereld van aanbestedingen is er meer mogelijk dan menigeen denkt. Innovatieve hulpmiddelen en een doordachte oplossing bieden een voorsprong. Het is zaak om niet aan de zijlijn te blijven staan, maar het speelveld vol vertrouwen te betreden. Dit is de kans om niet alleen te voldoen aan de eisen, maar ze te overstijgen. Het gaat om het grijpen van kansen, processen te stroomlijnen en expertise te laten schitteren. Deze oplossingen zijn ware troeven om eropuit te gaan en te winnen.
[–>
Dit artikel is gesponsord door [–>Mercell.
